Finanzbuchhaltung
Wichtig ist für uns, dass Sie die Auswertungen, die Sie bezahlen und ohnehin erstellen müssen, sinnvoll verwenden. Allein die Pflichterfüllung gegenüber dem Finanzamt (Umsatzsteuervoranmeldung) soll die betriebswirtschaftliche Auswertung nicht sein. Vielmehr ist die betriebswirtschaftliche Auswertung ein Instrument, mit dessen Hilfe Sie Ihr Unternehmen steuern.
Um den maximalen Nutzen zu erreichen, gestalten wir die Auswertungen entsprechend Ihren Wünschen und Anforderungen. Auswertungen wie Sie sie wünschen- egal ob in grafischer Form oder in klassischer Form.
Selbstverständlich verwenden wir hochaktuelle und moderne Software. Diese bieten wir auch für unsere Mandanten zur Verwendung an. Sollten Sie also lieber selber buchen wollen, stellen wir Ihnen die Software zur Verfügung.
Im Herbst eines jeden Jahres rechnen wir aufgrund der bis dahin erstellen Finanzbuchhaltung die zu erwartende Steuerbelastung hoch. Diese präsentieren wir dann in einem Beratungsgespräch, damit Sie bereits im laufenden Geschäftsjahr wissen, was zum Zeitpunkt der Jahresabschlusserstellung steuerlich auf Sie zukommt.
FiBu Neuerungen
1. „Digitales Buchen“:
Die erste Änderung, die ich Ihnen vorstellen werde, wurde erst durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 möglich. In diesem Gesetz wurde u.a. beschlossen, dass seit dem 01.07.2011 Rechnungen in elektronischer Form (auch ohne elektronische Signatur!) von der Finanzverwaltung anerkennt werden. Das Ausdrucken der Rechnungen und das Aufbewahren der elektronischen Signatur sind seit diesem Zeitpunkt nicht mehr erforderlich. Es kommt lediglich darauf an, die Daten auch dauerhaft wiederherstellen zu können.
Daraus resultierend ist es Unternehmern gestattet, Ausgangsrechnungen per Mail als Datei zu versenden und Eingangsrechnungen als Datei zu empfangen. Dies wird zukünftig sicherlich von vielen Unternehmen wahrgenommen werden, da Porto und Büromaterial gespart werden können.
Ab sofort bieten wir Ihnen an, uns Eingangs- und Ausgangsrechnungen als Datei zur Verfügung zu stellen. Hierzu bekommen Sie bei Interesse einen USB-Stick zur Verfügung gestellt, der nach Einstecken an einem beliebigen PC eine gesicherte und verschlüsselte Verbindung zu unserem Server herstellt. Die von Ihnen per „Drag-and-Drop“ auf den Stick gezogene Datei ist somit sofort bei uns im System gespeichert und steht zur Verarbeitung bereit. Dies kann nur für einzelne Dateien oder aber für die komplette Buchhaltung erfolgen. Da (noch) nicht alle Unternehmen auf Rechnungen als Datei umgestellt haben, bedarf es bei einigen Rechnungen eines Scanvorgangs. Dieser wird jedoch aufgrund steigendem Fortschritts auch kein allzu großes Problem mehr darstellen werden.
Für Sie als Mandant ergeben sich durch diese Methode folgende Vorteile: Keine original Papierrechnung verlässt Ihr Haus: Die Rechnung wird gescannt und dann an uns übermittelt. Sämtliche Rechnungen verlassen nicht mehr Ihr Haus und stehen Ihnen somit immer zur Verfügung. Sortieren der Rechnungen für den Steuerberater: Sie müssen ab sofort die Debitoren- und Kreditorenrechnungen nicht mehr hinter den jeweiligen Kontoauszug sortieren. Die bei Ihnen eintreffende Rechnung kann auf den Stick gezogen und unmittelbar danach abgelegt werden. Ein evtl. nochmaliges Sortieren nach Rückerhalt der Unterlagen von uns entfällt.
Zugriff auf Archiv: Sie haben mit dem USB-Stick von jedem PC der Welt Zugriff auf Ihre Dateien. Alle uns zur Verfügung gestellten Dateien sind jederzeit abrufbar und per Suchfeld auch schnell auffindbar.
Schnelle Erfassung: Ihre Sachbearbeiterin, bekommt einmal am Tag automatisch mitgeteilt, ob neue Rechnungen von Ihnen bereitgestellt wurden. So besteht bei Bedarf die Möglichkeit, schnell und komfortabel Ihre Buchhaltung zu erstellen. Auch das mehrmalige Buchen im Monat ist möglich.
Zahlungsverkehr: Die Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden auf einzelne Debitoren- bzw. Kreditorenkonten gebucht. Daraus resultiert die Möglichkeit mit geringem Aufwand den Zahlungsverkehr für Sie zu übernehmen. Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, das Mahnwesen für Sie zu übernehmen.
Dokumentencenter: Ein bisher nicht erwähntes „Schmankerl“ ist ebenfalls auf dem Stick enthalten. Sämtliche gewünschten Auswertungen und Schriftstücke, die gesamten Steuererklärungen, Umsatzsteuervoranmeldungen usw. können für Sie bei Bedarf in einem sogenannten Dokumentencenter zur Verfügung gestellt werden. Dieses Dokumentencenter ist nicht im Internet, sondern auf unserem Server installiert. Mit dem Stick, Benutzernamen und Passwort haben Sie die Möglichkeit, von jedem PC die Daten einzusehen und abzurufen. Das Dokumentencenter kann auch ohne Nutzen der o.g. Dinge genutzt werden.
Nachteil für dieses Verfahren ist sicherlich, dass der Versand der Rechnungen als Datei noch nicht weit verbreitet ist. Viele Unternehmen versenden die Rechnungen wie gehabt per Post als Ausdruck. Diese Rechnungen müssten im Falle, dass die Rechnungen in Papierform zur Verfügung gestellt werden sollten, in einem zusätzlichen Arbeitsschritt (Scanvorgang) erst als Datei erstellt werden.
Zukünftig ist davon auszugehen, dass der Anteil von Rechnungen, die als Datei versandt werden, in der nächsten Zeit stark ansteigen wird.
Trotzdem sollten Sie den Zugriff auf die Originalrechnungen nach derzeitigem Stand für die übliche Aufbewahrungsfrist sicherstellen. Ziel ist jedoch, dass dies in Zukunft entfällt und allein das Vorhandensein der Datei ausreicht.
2. Kassenbuch:
Seit diesem Monat haben wir von unserem Softwarehersteller ein Kassenbuch für unsere Mandanten zur Verfügung gestellt bekommen. Die notwendige Software ist ebenfalls auf einem von uns zur Verfügung gestellten Stick installiert. Eine Installation auf Ihrem PC entfällt.
Die Nutzung des Kassenbuchs ist sehr einfach: Wir stellen Ihnen auf dem Stick alle notwendigen Dateien und Kontenbezeichnungen zur Verfügung. Sie erfassen die Buchungen dann auf dem Stick und übermitteln uns diese online. Das aufwendige handschriftliche Erfassen des Kassenbuchs entfällt. Die Software ist selbstverständlich revisionssicher und erfüllt die Voraussetzungen der Finanzverwaltung. Eine Gebühr für die Nutzung des Kassenbuchs fällt nur in Höhe der Anschaffung des USB-Sticks (ca. 10 EUR) an. Die Bereitstellung der Software erfolgt kostenlos.
3. Abrufen der Bankdaten:
Schon einige Zeit erfassen wir bei Mandanten die Bankauszüge direkt über den Abruf beim jeweiligen Kreditinstitut. Sämtliche Kontenbewegungen werden uns direkt vom Bankinstitut in unser System übermittelt. Großer Vorteil dieses Verfahrens ist, dass uns sämtliche Kontoauszüge jederzeit zur Verfügung stehen. Ein Fehlen eines Auszugs oder ein nochmaliges Nachfordern eines Auszugs ist somit nicht mehr notwendig.
Im Zusammenhang mit dem unter Punkt 1 und Punkt 2 genannten Verfahren ermöglicht uns der Abruf der Bankauszüge vom Kreditinstitut eine Erstellung der Finanzbuchhaltung ohne jegliche postalische Zustellung Ihrer Unterlagen. Sämtliche von uns benötigten Unterlagen liegen online bereit. Ein aufwendiges „hinter den Kontoauszug sortieren der Belege“ muss daher nicht mehr von Ihnen durchgeführt werden.
Selbstverständlich sind alle oben genannten Varianten nicht für alle Mandanten passend. Demzufolge werden wir natürlich auch das bisherige und routinierte Verfahren weiterhin wie gewohnt anbieten. Bei einigen Mandanten kann das oben beschriebene Verfahren sicherlich zu Zeitersparnissen und Ablaufoptimierungen führen.
Haben Sie Interesse an diesen Verfahren? Wollen Sie weitere Informationen über die Vorgehensweise bzw. eine Einschätzung, ob diese Verfahren für Sie sinnvoll sein könnten?
Melden Sie sich- gerne führe ich Ihnen die Einsatzmöglichkeiten in einem persönlichen Gespräch vor.
Mit freundlichen Grüßen
Gerhard Wirbel
Diplom-Kaufamnn
Steuerberater
